Apa saja sih yang masuk bagian Kepersonaliaan sebuah NGO?

Penyusunan struktur Organisasi

Struktur biasanya dibuat setelah adanya perencanaan organisasi, dalam pengertian sudah ada visi-misi dan rencana kegiatan. Ada berbagai model dan jenis struktur yang biasa dipakai NGO seperti model Lini-Staf, Matriks, Departementasi, dan sebagainya. Ada beberapa jenis staf yang biasanya dikenal NGO seperti staf tetap, staf kontrak, volunteer, konsultan dan sebagainya.

Job requirement

Setelah selesai menyusun struktur, kemudian disusun posisi jabatan yang diperlukan. Biasanya sebelum memilih orang maka akan disusun kriteria dalam posisi jabatan yang diinginkan. Kriteria disini dapat berupa pendidikan formal atau tambahan, pengalaman di NGO maupun wawasan tentang issue yang diperjuangkan NGO tersebut.

Job description

Job description mutlak diperlukan sebuah organisasi supaya ada kejelasan tugas dan tanggungjawab tiap staf. Selain itu juga agar tidak terjadi tumpang tindih (overlap) dalam pekerjaan.

Perencanaan SDM

Perencanaan SDM yang dimaksud adalah supaya jumlah staf dan beban kerja organisasi seimbang. Jangan sampai merekrut orang yang hanya menjadi beban organisasi di belakang, baik dari segi jumlah maupun kualitas orang yang bersangkutan. Selain itu perencanaan SDM NGO biasanya juga menyangkut pengembangan staf, baik pengembangan ketrampilan, pengetahuan dan wawasan yang terkait dengan bidang pekerjaan dan NGO bersangkutan.

Standart Operating Procedure (SOP)

Ketika staf NGO masih relatif sedikit, biasanya aturan disepakati dalam rapat dan belum dibuat secara tertulis. Namun ketika staf bertambah banyak atau banyak orang yang kemudian bergabung maka diperlukan sebuah pedoman atau aturan tertulis. Ada beberapa bagian dalam SOP Kepersonaliaan yang biasanya disusun NGO. Pada bagian awal mencantumkan sedikit sejarah berdirinya NGO tersebut, visi-misi yang diemban dan secara umum mencakup hak dan kewajiban serta sanksi pelanggaran bagi staf. SOP ini perlu dibuat dan dibakukan sebagai sebuat konvensi tertulis yang disepakati seluruh staf dan disahkan oleh pimpinan NGO. SOP kepersonaliaan ini juga sangat penting bagi staf yang baru bergabung dengan NGO sehingga memahami budaya kerja dan aturan yang berlaku di NGO tersebut.


Rekrutmen/Seleksi

Biasanya dikenal dua jenis rekrutmen yaitu rekrutmen terbuka dan tertutup. Rekrutmen terbuka umumnya digunakan untuk merekrut staf yang tidak memerlukan kualifikasi khusus. Sedangkan rekrutmen tertutup biasanya dilakukan untuk posisi dengan kualifikasi khusus dan hanya orang-orang tertentu yang dapat mengisinya. Proses rekrutmen antara lain adalah informasi lowongan (milis, jaringan, media dsb), tes ketrampilan/keahlian sesuai posisi yang dibutuhkan, bahasa (daerah jika organisasi melakukan pendampingan di daerah yang rata-rata penduduknya tidak bisa berbahasa Indonesia atau tes bahasa Inggris), menulis proposal dan report, psikotes dan terakhir wawancara.

Orientasi/sosialisasi

Setelah proses rekrutmen biasanya dilakukan orientasi yang berisi tentang sejarah NGO bersangkutan, visi-misi dan pekerjaan yang akan ditangani. Orientasi biasanya juga diberikan bagi volunteer yang baru saja bergabung dengan NGO.

Pelatihan dan pengembangan

Perencanaan perlu dilakukan NGO, agar supaya program pelatihan dan pengembangan untuk staf benar-benar relevan dengan program kerja NGO dan staf yang bersangkutan. Selain itu dengan adanya perencanaan akan menghindari kecemburuan antar staf. Program pelatihan dan pengembangan dapat berupa inhouse training, mutasi/rolling pekerjaan, magang/internship, maupun mengirim staf untuk mengikuti kursus bahasa Inggris, komputer, kursus gender, kursus manajemen NGO, kursus HAM maupun kursus-kursus lain sesuai dengan bidang pekerjaan dan organisasi serta studi lanjut.

Penilaian kinerja

Penilaian kinerja sangat penting untuk mengukur dan mengevaluasi beban kerja serta prestasi staf NGO. Selain itu juga digunakan sebagai tolok ukur untuk program pelatihan dan pengembangan staf

Sistem remunerasi (balas jasa)

Sistem remunerasi NGO di Indonesia sangat beragam. Ada yang sudah mempunyai sistem penghitungan dan skala gaji yang rapi serta memberikan tunjangan kesehatan, keluarga dsb, namun banyak juga yang sistem penggajiannya berdasarkan kesepakatan. Hal ini sangat tergantung dari fase kehidupan NGO itu sendiri. Memang idealnya sebuah NGO mempunyai sistem remunerasi sehingga ada transparansi dalam organisasi.


Catatan: dirangkum dari berbagai sumber (YDI)